5 formas de aumentar a nossa produtividade

Seja a trabalhar por conta própria ou por conta de outrem, tempo é dinheiro. Não há nada pior do que ter uma lista de tarefas para cumprir e passar o dia a procrastinar. Para mim, há alguns pequenos segredos que nos ajudam a manter o foco e a conseguir produzir efectivamente trabalho, para que conciliar as 1001 tarefas que nos cabem num dia seja possível! Hoje partilho convosco 5 formas de aumentar a nossa produtividade.

1. Identifiquem onde investem o vosso tempo diariamente

Analisem o que fazem diariamente no trabalho e caso pretendam dar uma reviravolta ao vosso tempo como um todo, analisem o que vos consome tempo num dia inteiro.

Se necessário, escrevam em papel as tarefas que desenvolvem e o tempo investido em cada uma. Podem utilizar uma aplicação de gestão do tempo para smartphone ou computador, uma folha excel ou optar pelo papel.

Este ano de 2019 optei por utilizar apenas a agenda do smartphone e confesso-vos que já desisti. Neste momento fiz um planner até ao final do ano e já comprei agenda e planner em papel para 2020. Visualizar a minha semana com todas as tarefas que terei que levar a cabo ajuda-me imenso a organizar a rotina da família na minha cabeça.

2. Concentrem-se e não se distraiam

Façam apenas uma coisa de cada vez mas terminem-na. Na era do multitasking fazer várias coisas ao mesmo tempo podia ser motivo de orgulho, mas já passou e já percebemos que não é por aí o caminho. O nosso cérebro precisa de se concentrar apenas numa coisa de cada vez para ser o mais produtivo possível.

Por exemplo, quando estou a escrever um texto, como este que estão a ler, não atendo o telefone, não leio e-mails nem deixo que me interrompam. Há excepções, claro, mas serão para funcionar exactamente como excepção.

Se interrompermos o  trabalho, recuperar a concentração inicial para continuar vai demorar um tempo muito valioso. No trabalho como no estudo ou em qualquer outra tarefa de responsabilidade, é importante definir horários.

Por exemplo, das 9h às 10h, ler e responder a e-mails; das 11h às 12h ler documentos pendentes, estudar, escrever texto, e por aí em diante. Quando preciso muito de me concentrar num determinado trabalho,  uso o método Pomodoro. Tenho uma aplicação instalada no smartphone que me faz a contagem de tempo e respeito os intervalos. Conhecem?

3. A agenda é a vossa melhor amiga

Seja digital ou em papel, manter uma agenda actualizada ajuda a organizar o tempo de forma eficaz. Planear os nossos dias o mais possível, com horários e tarefas concretizáveis e cumprir. A regra principal é obter o melhor desempenho possível do nosso tempo. Ter e manter uma agenda com as tarefas a curto, médio e longo prazo, reuniões e prazos de entrega, permite avaliar se estamos a fazer uma boa gestão de tempo e cruzar os objectivos profissionais com a agenda pessoal de forma eficaz.

4. Decidam o que é urgente e o que é importante

Na maioria das vezes, o urgente não é importante. O nosso dia-a-dia pode estar cheio de “emergências” que não nos ajudam em nada. Identificar o que é realmente importante e dar prioridade ao que realmente merece evita que se perca tempo com banalidades.

5. Revejam os vossos planos

Mais do que escrever as coisas na agenda, é importante fazer uma análise semanal e fazer o balanço do que foi feito, de quais os objectivos que não foi possível concretizar e tirar conclusões sobre o que pode ser evitado para ser mais eficiente.

Depois de aprendermos a organizar o nosso tempo teremos seguramente cumprido os nossos objetivos diários e poderemos realizar melhor as suas tarefas pessoais e familiares com a dedicação que merecem.